Time management Частина третя
Сподіваюся усі бажаючі попрактикуватися, успішно справилися із завданням і планування кожного дня не складає труднощів ні для кого. Я ж, пригадую, опанувала це мистецтво далеко не зразу.
Перший мій план був сама досконалість. Я склала настільки детальний план, що врахувала майже кожну хвилину. Переповнена гордістю за цей шедевр на другий день я почала втілювати його в життя. Та життя показало, що мій ідеальний план абсолютно нежиттєздатний, бо я нікуди не встигала, мене підводили інші люди, транспорт та й зрештою виконати все це було просто нереально. Ця перша невдача змусила мене більш осмислено і реалістично віднестися до планування.
Я виділила ті справи, які роблю щодня за будь яких обставин і підрахувала скільки часу вони в мене забирають. Час, що залишився я почала планувати блоками, тобто схожі справи роблю разом. Наприклад, в п’ятницю я планую закупити продукти, значить мені треба вибратися в місто. Сюди ж планую інші справи, які мені треба зробити в місті: піти в банк, оплатити рахунки, забрати взуття з ремонтної майстерні і т. д. Я «прикидую» скільки часу займе ця діяльність і як правило додаю резервний час, щоб ніякі несподіванки не вибивали мене з колії. Насправді кожна жінка якщо не планує, то робить домашні справи такими блоками, бо може паралельно
прати, прибирати, готувати їжу і з дітьми уроки робити. Чи не так?
Я дуже не люблю довгі прибирання, але люблю чистоту і навчилася планувати цю мою діяльність так, що роблю все майже непомітно. Наприклад, коли куховарю завжди знайду трохи часу, щоб навести лад на якійсь полиці в кухонній шафі, чи почистити газову плиту зсередини чи ззовні і т.д. Тому і генеральне прибирання в суботу займає в мене мінімум часу.
Ще один урок, який я винесла з мого першого невдалого планування – це розумно планувати навантаження, бо після мого першого дня життя за ідеальним планом я була геть виснажена. Значить, я планую те, що реально можу виконати і навантаження має бути посильним. Наприклад, якщо завтра після обіду я маю проводити заняття у групі, а це добре фізичне навантаження, то до обіду я планую розумову роботу (навчання, підбір музики для занять, розробка нових занять, аналіз результатів занять, написання постів для блогу і т.п.) Чергування різних видів діяльності більш цікаве і так не втомлює як однотипне. Ті, хто працює в офісі, якщо добре подумати, можуть також структурувати свою діяльність, тобто виконувати схожу роботу блоками.
Ще одна важлива деталь, яка уже стосується виконання запланованого. Якщо ви запланували розумову або творчу діяльність, то потурбуйтеся про те, щоб ніщо вас не відволікало. Будь якій людині треба пів години, щоб вона досягла піку своєї активності. Значить, якщо вас у процесі вашої діяльності, будуть відволікати телефонні дзвінки або співробітники, або домашні то з кожним разом, ви витрачатимете по пів години, щоб знову досягти максимально продуктивного рівня роботи.
Далеко не завжди наше життя проходить розмірено і планомірно. Бувають періоди, коли справи навалюють «дев’ятим валом» і все треба зробити і всюди треба встигнути. За таких обставин я планую щоденну роботу з максимальним навантаженням, тобто трохи більше, чим реально можна зробити, але чітко розподіляю усі справи за пріоритетністю виконання. Тобто ділю всі справи і розписую їх за групами або просто відмічаю у загальному списку особливими помітками. Наприклад, справи групи А – це ті, які я виконую у першу чергу, бо вони є найважливішими. Справи групи В – це ті, які обов’язкові для виконання, але є все таки менш пріоритетними і я їх виконую після того як виконала справи групи А і ніколи не раніше. Справи групи С – це ті, які бажано виконати, але можна і відкласти їх виконання. Їх я виконую лише після того як виконала справи групи В. На кінець тижня в мене як правило така картина: всі справи груп А і В – виконано, залишилася невиконаними невелика частина справ групи С. Для їх виконання я використовую годину або дві резервного часу, який також обов’язково планую заздалегідь. Якщо і цих резервних годин не вистачає для їх виконання, ті справи, що залишилися не виконаними переношу в план наступного тижня. Але не даю цим, невиконаними справам, кочувати із плану в план більше місяця, знову прискіпливо аналізую їх, прощаюся з тими, що втратили актуальність, а ті, що «вижили» переношу в групу А і виконую відразу. Це дуже важливий момент, бо ноша накопичених, невиконаних справ важка і криє в собі небезпеку. Вона забирає дорогоцінну життєву енергію, бо культивує почуття безпомічності, втрати контролю спочатку над своїм часом, а потім і над своїм життям.
Для того, щоб щоденний план був реалістичним і придатним для виконання треба обов’язково планувати резервний час і відпочинок. Резервний час плануємо для того, щоб ніякі несподіванки не вибили нас із колії. Час для відпочинку плануємо через те, що всі ми люди, а не роботи і для того, щоб продуктивно працювати треба обов’язково відпочивати.
А що робити, коли графік настільки щільний, коли просто немає часу на відпочинок протягом дня?
Так, бувають і такі періоди в житті і в таких випадках треба використовувати для відпочинку всі можливі моменти. Я навчилася використовувати для відпочинку навіть той час, який я проводжу у громадському транспорті. 15 – 20 хвилин їзди в автобусі (за умови, що я сиджу) вистачає, щоб розслабитися, відпочити і переключитися на інший вид діяльності. Який відпочинок у громадському транспорті – недовірливо запитає читач. Хіба таке можливо? Можливо, але треба вміти абстрагуватися від оточуючого середовища і цьому треба навчитися, але це вже інша тема для розмови.
Спробуємо звести все сказане до простих кроків, які абсолютно неважко втілити в життя.
1. Відводимо фіксований час на справи, що повторюються кожного дня (напр. ранкова гігієна, фіз.вправи, сніданки, обіди, вечері, робота і т.д.).
2. Час, що залишився плануємо блоками. Наприклад: за місцем виконання, за часом виконання, за способом виконання і т.д.
3. Розумне планування навантажень (чергування фізичного і розумового)
4. Вносимо в плани тижня і дня резервний час і час на відпочинок.
5. Використовуємо пріоритетне планування (гр. А , В, С).
Що нам дає планування і для чого треба проводити всю цю складну, на перший погляд, роботу? Давайте ще раз свідомо і тверезо оцінимо всю його важливість. Я зробила це для себе і виписала такі пункти. Може у вас вони будуть інші.
1. Я планую свій час, значить його не планують за мене інші (я легко відмовляю посяганням на мій час інших людей, а це буває ой як часто).
2. Коли я планую свій час, я всюди встигаю і все роблю вчасно і це значною мірою вберігає мене від непотрібних стресів.
3. Якщо я постійно планую мій час, в мене виробляється звичка ефективно його витрачати і я значно скорочую період «розкачки» або «настроювання».
4. Якщо у мене є чіткий план, то не працюють мої відмовки, які раніше дуже добре працювали, а саме: у мене немає настрою сьогодні і я це зроблю завтра; я сьогодні вже втомилася і зроблю це завтра; ця подія мене вивела із рівноваги і сьогодні я вже нічого не здатна робити і т.д. Я просто ще раз читаю пункти мого плану і виконую їх. Я цілеспрямовано виробляю в собі звичку: «Сказано – зроблено!». А прийде завтра і я скажу собі спасибі!!!
5. Якщо я дію чітко за моїм планом, то в мене, як правило, завжди знаходиться час на додаткові справи. Їх я обов’язково записую в спеціальну рубрику «Додаткові справи дня». Ця рубрика дуже піднімає мою самооцінку і це надзвичайно важливий момент.
6. Коли я підвожу підсумок дня або тижня, то за добре виконаний план я обов’язково «нагороджую» себе (дайте волю своїй фантазії), за невиконаний ніколи не сварю себе, просто враховую помилки і вношу корективи у наступний план. Так я виробляю в собі звичку відноситися до себе «по-людськи», пам’ятаючи, що все починається з мене.
Мушу додати ще один, вже філософський момент. В святих писаннях часто зустрічається думка про тлінність людини і про те, що людині нічого в цьому світі не належить окрім відведеного їй часу. Якщо вдумаємося, дійсно так і є. Отже єдине чим ми справді володіємо – це час.
Напрошується таке питання: «Якщо ми володіємо своїм часом, вміло і правильно ним розпоряджаємося – ми хазяї свого життя, а якщо ні – ми вічні жертви?»
Так хто ми? І від кого це залежить?
P.S. Запрошую, до роздумів усіх, кого цікавить ця тема, а ще краще, якщо знайдуться бажаючі поділитися своїм власним досвідом у справі планування.
